La gestion de la capacité, également connue sous le nom de capacity planning, est un moyen d’équilibrer la relation entre les ressources disponibles et les ressources requises pour un projet. Une planification précise des capacités est importante, car elle permet de réduire les blocages et les ralentissements dus à un manque de personnel ou de temps.
Cet article passe en revue ce qu’est la gestion de la capacité, comment elle fonctionne et comment résoudre les problèmes potentiels que vous pourriez rencontrer au cours du processus de planification.
Qu’est-ce que la gestion de la capacité ?
En termes simples, la gestion de la capacité consiste à déterminer s’il y a suffisamment de personnes, avec suffisamment d’heures disponibles, pour mener à bien un projet. Parfois, le terme « gestion de la capacité » fait également référence à la détermination de la capacité de production dans les installations de fabrication.
Quelle que soit l’utilisation, les principes fondamentaux de la gestion de la capacité pour la fabrication et le travail intellectuel sont les mêmes : vous avez un besoin et vous devez vous assurer que vous disposez des personnes, des composants et du temps nécessaires pour le satisfaire dans les délais impartis.
Types de gestion de la capacité
Il existe trois grands types de gestion de la capacité : le produit, l’outil et la main-d’œuvre. Voici en quoi ils diffèrent.
Le produit
La planification de la capacité des produits, ou planification de la capacité des ressources, consiste à s’assurer que l’on dispose de la quantité adéquate de matériaux physiques pour mener à bien un projet. Lors de la planification de la capacité des produits, vous devez garder à l’esprit les facteurs externes, tels que les retards de la chaîne d’approvisionnement, car ils peuvent avoir une incidence sur votre capacité à long terme.
Vos efforts de planification de la capacité des produits peuvent impliquer l’examen des éléments suivants :
- les matières premières
- les composants et les pièces provenant des fournisseurs
- les stocks de produits livrés directement
- les stocks de produits entreposés
- les niveaux d’utilisation des ressources
Outil
La planification de la capacité des outils se concentre sur le matériel et l’équipement dont vous avez besoin pour mener à bien un projet. Il peut s’agir d’examiner :
- Machines et fournitures
- Logiciels spécialisés
- les coûts d’exploitation
- la maintenance de la chaîne de production.
En fonction de votre projet et de votre secteur d’activité, vous devrez peut-être planifier la capacité pour l’un des domaines susmentionnés, ou pour les trois.
Effectifs
La planification de la capacité du personnel consiste à calculer le temps dont disposent les membres de votre équipe pour mener à bien un projet. Il s’agit d’examiner à la fois le nombre total de membres de l’équipe et leur charge de travail individuelle.
Si votre équipe ne dispose pas de suffisamment de temps, collectivement, pour exécuter les livrables d’un projet, vous devrez peut-être envisager de restructurer un projet ou d’embaucher des talents indépendants pour vous aider.
Gestion de la capacité et planification des ressources
La gestion de la capacité est parfois confondue avec la planification des ressources. Bien qu’il s’agisse de deux formes complémentaires de planification stratégique, il ne s’agit pas de la même chose.
La gestion de la capacité consiste à s’assurer que l’on dispose de suffisamment de personnes, de temps ou de ressources physiques pour mener à bien un projet. Lorsque vous planifiez les ressources, vous déterminez les personnes et les outils qui seront affectés aux différentes étapes du projet. Ces affectations peuvent être basées sur l’expérience, les compétences, l’utilisation prévue ou d’autres critères.
En résumé, la gestion de la capacité vous aide à vous assurer que vous pouvez accomplir le travail, tandis que la planification des ressources vous aide à déterminer comment maximiser l’utilisation de votre équipe et de vos fournitures.
Avantages de la gestion de la capacité pour votre équipe
La gestion de la capacité peut aider à identifier les problèmes avant qu’ils ne surviennent et à obtenir davantage de travail de la part de clients satisfaits et impressionnés. Ce résultat est le fruit de plusieurs avantages.
Efficacité accrue
Lorsque votre capacité est complètement surchargée, l’efficacité diminue, quel que soit le nombre d’applications de productivité que vous utilisez. En faisant de la planification de la capacité une priorité, vous pouvez apporter les changements nécessaires à votre entreprise afin de maintenir l’efficacité à son maximum et d’augmenter la rentabilité, sans surcharger vos ressources existantes.
Moins de goulets d’étranglement
Les exercices de planification des capacités sont utiles même si vous avez l’impression que tout va bien. Les différentes stratégies de gestion de la capacité présentées dans ce guide peuvent vous aider à identifier les goulets d’étranglement potentiels sur la base de la demande, des tendances et des données historiques. En planifiant les goulets d’étranglement probables, vous pouvez en atténuer l’impact et continuer à faire avancer les projets.
Amélioration de la gestion des projets et des processus à long terme
Certains types de stratégies de planification de la capacité nécessitent un examen approfondi des tendances historiques et de la demande prévue. Cela peut vous aider à mieux vous préparer aux besoins potentiels de capacité sur une période à long terme et à améliorer l’efficacité globale.
Les exercices de gestion de la capacité peuvent vous aider à découvrir de nouveaux fournisseurs, à repenser les processus existants et à explorer de nouvelles méthodes de travail (comme l’embauche de professionnels indépendants pour vous aider à augmenter la capacité pendant les périodes de forte demande).
Amélioration de la visibilité, de la transparence et de la responsabilité
La gestion de la capacité vous obligeant à porter un regard attentif et honnête sur vos performances, elle peut présenter l’avantage supplémentaire d’améliorer la transparence et la responsabilité. Vous devrez rester en communication régulière avec votre équipe, assumer la responsabilité des changements dans les délais de production, établir une feuille de route pour la réussite et faire preuve d’ouverture quant à l’évolution des besoins en personnel. Cela peut sembler gênant au début, mais à long terme, cela peut vous aider à devenir un propriétaire d’entreprise plus rentable.
Clarté accrue pour les décisions d’embauche
La planification de la capacité de la main-d’œuvre vous aide à voir clairement où vous n’avez peut-être pas assez de membres d’équipe disponibles pour répondre à la demande. Grâce à ces données, vous pouvez prendre des décisions d’embauche en toute confiance et rechercher des compétences spécifiques et des disponibilités qui aideront votre équipe à atteindre ses objectifs de capacité. Il se peut que vous deviez :
- ajouter des membres à votre équipe à temps plein
- Faire appel à des professionnels indépendants talentueux qui peuvent soutenir des projets clés
- Embaucher des travailleurs saisonniers
Comment commencer la gestion de la capacité
Dans l’idéal, vous souhaiterez aborder le processus de gestion de la capacité avant d’entamer un nouveau projet. Toutefois, si vous êtes déjà au milieu d’un projet et que vous constatez que vous n’êtes pas en mesure de répondre à la demande, il peut être utile de prendre un peu de recul et de procéder à une planification des capacités dès maintenant. Voici comment procéder :
- Déterminer la capacité maximale
- Effectuer un test de la demande
- Mesurer l’écart de capacité
- Aligner la capacité future ou actuelle sur la demande
En suivant ces quatre étapes, vous pourrez mieux cerner la capacité réelle de votre équipe et vous assurer que vous disposez des ressources nécessaires pour fournir un travail de qualité.
1. Déterminer la capacité maximale
La première étape de la gestion de la capacité consiste à déterminer votre capacité maximale. Compte tenu de vos ressources, de vos outils et de vos effectifs actuels, combien de projets ou de produits livrables pouvez-vous prendre en charge ? Quelles sont les dates de livraison prévues ?
Si votre entreprise produit des biens matériels, vous devez tenir compte de la production maximale de chaque opérateur et outil de production. Prenez ensuite en compte le temps disponible de votre équipe.
Si vos projets sont principalement basés sur le travail de la connaissance, réfléchissez au temps que chaque membre de votre équipe peut raisonnablement consacrer à un projet sans être surchargé.
Si votre travail nécessite des ressources spécifiques, tenez compte de tout impact potentiel sur la chaîne d’approvisionnement lorsque vous calculez la demande future que vous pourriez rencontrer. Disposerez-vous des ressources nécessaires pour fabriquer suffisamment de produits pour répondre à la demande ?
2. Effectuer un test de la demande
L’étape suivante consiste à déterminer la capacité maximale et disponible de votre équipe. Il se peut que vous soyez déjà soumis à une forte demande et que vous vous rendiez compte que vous ne pouvez pas suivre – dans ce cas, vous avez déjà rempli les critères du test de la demande et vous pouvez commencer à combler votre déficit de capacité.
Si vous êtes toujours en mesure de répondre à la demande, c’est le moment idéal pour évaluer les tendances antérieures et tester les prévisions futures sur la base des données du secteur et de l’entreprise. Si vous pouvez répondre à la demande actuelle, mais que les tendances du secteur indiquent des pics d’intérêt prévus, vous devrez réfléchir à des moyens d’augmenter votre capacité.
3. Mesurer l’écart de capacité
Après avoir estimé vos niveaux de capacité et vos besoins en capacité, il est temps d’équilibrer les deux et de rechercher d’éventuelles lacunes.
Supposons que vous dirigiez une petite entreprise de commerce électronique et que vous sachiez que, pour 100 articles vendus, vous avez besoin de.. :
- cinq membres de l’équipe à distance pour le service clientèle et le marketing
- 100 boîtes d’expédition et le matériel d’emballage correspondant
- 100 articles individuels provenant de fabricants tiers
En effectuant des exercices de planification des capacités, vous réalisez que la demande pour vos produits est susceptible de doubler au cours des prochains mois. Cela signifie que vous aurez besoin de :
- 10 membres de l’équipe à distance pour soutenir le service clientèle et le marketing
- 200 boîtes d’expédition et le matériel d’emballage associé
- 200 articles individuels provenant de fabricants tiers
4. Aligner la capacité future ou actuelle sur la demande
Si l’on s’en tient à ce scénario, il faudrait prendre les mesures suivantes pour combler le déficit de capacité :
- Recruter cinq membres supplémentaires de l’équipe pour soutenir l’augmentation des opérations
- Acheter deux fois plus de matériel d’expédition
- Veiller à ce que vos fournisseurs actuels puissent fournir 200 articles, ou trouver des fournisseurs supplémentaires pour répondre à la demande.
Il existe toutefois plusieurs façons de procéder. En fonction de la stratégie de gestion de la capacité que vous utilisez, vous pouvez augmenter la capacité dans tous les domaines en même temps ou l’augmenter progressivement au fur et à mesure de l’augmentation de la demande.
La planification des capacités ne consiste pas toujours à augmenter les capacités. Si vous constatez que vous disposez d’une capacité excédentaire pour une période donnée, vous pouvez opter pour une réduction de votre capacité afin de répondre à la demande et de réduire les inefficacités.
Meilleures pratiques pour la gestion de la capacité
Pour que votre première expérience de planification des capacités soit couronnée de succès, vous devez suivre les quatre meilleures pratiques suivantes :
- Communiquer
- Ajuster les ressources
- Modifier la stratégie
- Adapter l’échelle à l’aide de logiciels
1. Communiquer
Maintenez une communication régulière et transparente avec votre équipe pendant le processus de gestion de la capacité. Faites-leur savoir qu’ils peuvent être honnêtes lorsqu’ils évaluent leur charge de travail personnelle et leur capacité à travailler davantage à l’avenir.
C’est d’autant plus important lorsque votre équipe est totalement ou partiellement distante et qu’elle peut avoir des horaires différents. Envisagez d’utiliser des canaux Slack ou Microsoft Teams dédiés pour maintenir les lignes de communication ouvertes avec les membres de l’équipe, qu’ils soient à distance ou en personne, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
2. Ajuster les ressources
L’objectif de la gestion de la capacité n’est pas de tirer le maximum de travail de vos ressources existantes. Il s’agit plutôt d’identifier les manques ou les surplus de ressources et de procéder aux ajustements nécessaires. En restant ouvert à l’ajustement de vos ressources tout au long de l’année, vous pourrez profiter des nombreux avantages de la planification des capacités.
3. Modifier la stratégie
La flexibilité est la clé d’une planification efficace des capacités. Quelle que soit l’attention que vous portez à votre planification, il est toujours possible que la demande augmente ou qu’un retard imprévu dans la chaîne d’approvisionnement ralentisse votre capacité de production. En surveillant de près l’offre, la demande, la capacité et les ressources, vous pourrez faire preuve de résilience et de souplesse, en apportant les changements nécessaires.
4. Évoluer avec des logiciels
Les logiciels peuvent vous aider de différentes manières dans le processus de planification des capacités :
- Les outils d’analyse prédictive des données peuvent vous aider à prévoir l’évolution de la demande et de la capacité au fil du temps.
- Les outils de planification des capacités partagées et les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) peuvent aider à planifier les changements de capacité et à faire en sorte que tout le monde s’aligne sur ces changements.
- Les logiciels d’automatisation peuvent prendre en charge les tâches répétitives et réduire la charge de travail des membres de votre équipe, ce qui leur permet de se concentrer sur les opérations commerciales essentielles.
4 Stratégies de gestion de la capacité à essayer
Il existe également toute une série de stratégies de planification des capacités que vous pouvez essayer. Chaque stratégie a ses avantages et ses inconvénients. Vous devrez peut-être en essayer plusieurs pour déterminer celle qui convient le mieux à votre entreprise.
- Stratégie de pointe
- Stratégie de retard
- Stratégie d’adéquation
- Stratégie dynamique
Il se peut également que vous ayez recours à des stratégies différentes selon les équipes ou les projets. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de procéder : optez pour celle qui vous convient le mieux.
La stratégie du chef de file
La planification de la capacité de production est une stratégie proactive. Elle consiste à prendre des décisions sur la base de projections futures. Si vous savez que votre entreprise enregistre chaque année un nombre important de ventes à une certaine période, vous pouvez profiter de ce délai pour augmenter votre capacité à l’avance.
Il existe toujours un risque que vos prévisions ne se réalisent pas et que vous vous retrouviez avec des ressources ou des stocks excédentaires. La planification anticipée des capacités est préférable dans les situations où vous pouvez vous référer à des données qui vous permettent d’être très confiant quant aux augmentations prévues.
Par exemple, les préparateurs de déclarations de revenus aux États-Unis peuvent être sûrs qu’ils auront besoin d’une plus grande capacité au cours du premier trimestre de chaque année, étant donné que les impôts sur le revenu aux États-Unis doivent être payés à la mi-avril.
Stratégie de décalage
La gestion de la capacité est une stratégie réactive. Plutôt que d’augmenter la capacité en prévision d’une hausse de la demande, vous attendez que cette hausse se produise et que vous ne puissiez plus y faire face.
La stratégie de gestion de la capacité de décalage peut être une tactique essentielle pour les entreprises qui font face à une demande inattendue de leurs produits ou services en raison de l’évolution des tendances.
Malheureusement, ce type de planification des capacités peut entraîner des retards dans la livraison des produits finis aux clients. En effet, l’augmentation de la capacité n’intervient qu’une fois que la demande s’est manifestée.
Stratégie d’adéquation
Dans le cadre de la stratégie de gestion de la capacité par adéquation, vous surveillez les tendances du marché et les ventes réelles.
Lorsque la demande en temps réel pour votre produit correspond à votre capacité actuelle, vous procédez à de légères augmentations. Lorsque la capacité et la demande se stabilisent à nouveau, vous cessez d’augmenter et lorsque la demande diminue, vous pouvez réduire votre capacité.
Pour de nombreuses entreprises, la planification de la capacité en fonction de la demande est une valeur sûre, mais vous devrez suivre de très près la demande réelle et les données sectorielles.
Stratégie dynamique
La stratégie de planification dynamique des capacités, ou d’ajustement, est similaire à la stratégie d’adéquation en ce sens qu’elle implique des ajustements plus petits et contrôlés. Toutefois, au lieu d’attendre que votre capacité atteigne son maximum, vous examinerez les tendances passées afin de faire des prévisions à plus petite échelle sur une période donnée.
Si vous constatez que vous atteignez votre capacité maximale chaque mois de mai, vous pouvez utiliser le modèle dynamique pour commencer à augmenter légèrement la capacité disponible avant le mois de mai et surveiller l’adéquation avec la demande réelle.
