Établir le budget d’un projet en 6 étapes

Établir le budget d’un projet en 6 étapes
4.3/5 - (148 votes)

Quel que soit le secteur d’activité ou le projet en question, l’établissement d’un budget est vital. C’est en étant capable d’anticiper avec précision les dépenses du projet et de répartir correctement les fonds entre les différentes tâches du projet que les entreprises peuvent maintenir leur résultat intact et satisfaire leurs parties prenantes.

La dernière chose que souhaite un professionnel de la gestion de projet est de se retrouver dans une situation où le coût du projet en cours est inconnu ou complètement hors de contrôle, ou de devoir se démener pour trouver les fonds nécessaires aux membres de l’équipe pour achever leur travail.

La budgétisation d’un projet doit commencer dès l’élaboration du plan du projet. Si elle est bien faite, l’estimation initiale des coûts devrait être proche des coûts réels finaux. Cet article montre comment établir le budget d’un projet en intégrant diverses catégories de dépenses pour une estimation globale du coût final d’un projet.

Qu’est-ce qu’un budget de projet ?

Un budget de projet est le coût estimé de la réalisation d’un projet. Il s’agit d’une vue d’ensemble de ce qu’il faudra investir financièrement pour mener à bien chaque phase d’un projet. Cependant, il ne s’agit pas d’une opération unique. Le budget du projet évoluera au fur et à mesure que les exigences du projet changeront. Le budget du projet permet également aux parties prenantes d’être informées des besoins et des échéances.

Les projets plus complexes sont souvent plus difficiles à gérer sur le plan budgétaire, et il peut être utile de créer une structure de répartition du travail (SRT) afin d’identifier les produits livrables importants, d’élaborer un calendrier de projet approprié et de procéder à une première estimation des coûts.

Coûts du projet à prendre en compte dans le budget du projet

Voici quelques catégories de coûts généralement évaluées lors de l’établissement du budget d’un projet :

  • Coûts de main-d’œuvre : Il s’agit de la rémunération horaire et de la rémunération liée au projet de tous les travailleurs qui font partie de l’équipe du projet.
  • Coûts des matériaux : Si le projet nécessite la fabrication d’articles ou la création de produits livrables physiques, vous devrez ajouter les coûts de tous les matériaux associés. Même les projets qui consistent principalement en un travail de connaissance peuvent entraîner des coûts matériels liés aux logiciels ou à l’infrastructure informatique nécessaires.
  • Frais généraux : Cette catégorie concerne principalement les coûts indirects, tels que ceux liés à la gestion de l’entreprise et ceux qui peuvent s’appliquer à plusieurs projets. Il peut s’agir d’éléments tels que l’espace de bureau, les services d’informatique dématérialisée et l’électricité.
  • Services professionnels : Tout travail sous-traité à d’autres professionnels, comme les dépôts juridiques ou les examens de cybersécurité, entre dans cette catégorie.
  • Réserves pour imprévus : Lors de l’élaboration du budget de votre projet, vous commencerez par déterminer une base de référence pour le coût total. Cependant, les estimations budgétaires initiales ne correspondent presque jamais aux dépenses finales. Il y a souvent des coûts qui n’auraient pas pu être prévus à l’avance. Vous pouvez prévoir l’imprévu en allouant des fonds à une réserve pour imprévus pour le projet.
Article lié :  Comment créer une entreprise tout en étant salarié ?

6 étapes pour établir un budget de projet précis

L’élaboration d’un budget de projet doit se faire avec la plus grande précision possible. La précision est importante car le budget du projet ne se suffit pas à lui-même. Il affecte d’autres parties du projet, telles que le calendrier du projet. Si le budget du projet est imprécis, votre équipe risque de ne pas être en mesure d’achever les produits livrables dans les délais. Un budget de projet précis tient également compte des coûts prévus et imprévus, ce qui permet d’éviter les dépassements de coûts.

Les étapes suivantes servent de lignes directrices et s’appliquent à la plupart des scénarios de budgétisation de projet.

1. Examiner les données relatives aux coûts des projets antérieurs

L’un des meilleurs points de départ pour établir un budget de projet est d’examiner les projets antérieurs et les données historiques. Essayez d’identifier des projets similaires ou des projets comportant des tâches similaires.

Examinez les estimations budgétaires initiales de ces projets et les dépenses finales. Les données relatives au coût final réel de projets similaires sont extrêmement précieuses, car elles incluent des dépenses qui n’avaient pas été prévues. Les informations obtenues à partir de ces données vous permettront de faire de meilleures estimations budgétaires pour tous les projets similaires à venir. Gardez ces données à portée de main lors des prochaines étapes de l’élaboration du budget.

Si vous n’avez pas accès aux données historiques, ou si ce projet particulier n’a pas d’antécédents similaires, il se peut que vous deviez repartir de zéro. Veillez à conserver des enregistrements détaillés de vos calculs et à inclure des notes sur les coûts finaux réels afin que le projet puisse servir de référence pour des projets futurs une fois qu’il sera achevé. ‍

Article lié :  Quel est le but d’une entreprise ?

2. Décomposez votre projet en plusieurs étapes

En décomposant votre projet en ses différents éléments, vous pouvez mieux identifier les coûts associés à chacun d’entre eux. La création d’un organigramme fonctionnel est une approche, mais il en existe bien d’autres. De nombreux chefs de projet estiment qu’un bon logiciel de gestion de projet peut les aider dans ce processus.

Supposons, par exemple, que le projet en question porte sur le développement d’une nouvelle application logicielle. En décomposant ce projet, vous devrez identifier les membres de l’équipe qui seront nécessaires, les outils et les technologies qui doivent être fournis dans le cadre du processus de développement, si une formation est requise, si vous devrez consulter des experts ou recourir à des services de cloud computing gérés, ce que les processus de test et de déploiement impliquent, et ainsi de suite.

Pour chaque étape du projet que vous identifiez, notez les heures de travail nécessaires, les contraintes de coût, les dépendances des tâches et tout autre détail pertinent. Le cas échéant, notez également les données historiques relatives à des étapes similaires d’autres projets.

3. Estimer les coûts associés à chaque étape

Après avoir divisé votre projet en étapes et compilé des notes sur ce qui est nécessaire pour chacune d’entre elles, il est temps de commencer à estimer les coûts pour chaque étape du projet.

Commencez par identifier les principales étapes du projet, puis alignez chaque étape du projet sur l’étape qu’elle soutient. Utilisez les données historiques pour générer des estimations de coûts si vous en disposez. Si vous ne disposez pas de données historiques, consultez les parties prenantes du projet ou des membres compétents de l’équipe pour vous aider à déterminer les prix.

Dans la mesure du possible, estimez les coûts du projet pour le meilleur et le pire des scénarios afin de disposer d’une fourchette de valeurs. Vous pouvez enregistrer l’estimation moyenne pour chaque étape, mais le fait de connaître la fourchette des coûts possibles vous aidera à établir un budget pour imprévus par la suite.

4. Estimer les coûts globaux du projet

En décomposant un projet en plusieurs éléments et en estimant le coût de chacun d’entre eux, vous risquez de négliger les coûts associés au projet dans son ensemble. Il peut s’agir de frais généraux, de frais de recrutement, etc. Consultez les membres de l’équipe du projet et efforcez-vous d’identifier toutes les autres dépenses liées au projet et tentez d’établir des estimations précises pour chacune d’entre elles.

Article lié :  Comment rédiger l’Executive Summary d’un Business Plan ?

Il peut être utile d’utiliser un modèle de budget au cours de ce processus. De tels modèles peuvent être facilement trouvés en ligne ou peuvent être inclus dans le logiciel de gestion de projet de votre choix.

5. Combinez les estimations de vos différents éléments pour obtenir un budget total

Une fois que vous avez disséqué votre projet en ses différents éléments, estimé le coût de chacun d’entre eux, rassemblé ces estimations par étape et évalué s’il y a des dépenses supplémentaires pour l’ensemble du projet, vous pouvez compiler tous vos chiffres pour obtenir une estimation budgétaire totale.

Comparez votre estimation à des projets antérieurs de taille et de portée similaires. S’il existe des écarts importants entre votre estimation et le coût final de projets antérieurs similaires, prenez le temps d’essayer de réconcilier les différences.

Chaque projet étant différent, le degré de confiance que vous avez dans l’exactitude de votre estimation peut varier. Il est utile de prendre des notes sur les sources d’erreur possibles, en indiquant notamment si vous pensez que certaines valeurs sont sous-estimées ou surestimées, et de combien approximativement. Cela vous permettra de vous préparer à des changements de budget au fur et à mesure de l’avancement du projet et de garantir la réussite de ce dernier.

6. Prévoyez une marge pour les imprévus et les risques imprévus

Les erreurs dans votre estimation budgétaire initiale peuvent être prises en compte en prévoyant une marge pour les imprévus et les dépenses inattendues. Utilisez vos notes sur vos calculs budgétaires pour déterminer le montant des fonds supplémentaires que vous devriez mettre de côté pour ce projet afin d’être relativement sûr de disposer de tout ce dont vous avez besoin.

FAQ sur le budget de projet

Comment estimer le budget d’un projet ?

Pour estimer le budget d’un projet, il est important de prendre en compte chaque aspect du projet et de déterminer le coût associé à chaque tâche. Il est également important de tenir compte des coûts indirects tels que les frais de voyage, les matériaux et les services tiers. Une fois que les coûts sont estimés et ajoutés, vous pouvez les comparer à votre budget disponible pour déterminer si vous pouvez vous permettre de couvrir les coûts du projet.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *