Comment être productif en travaillant à domicile

À la suite de la pandémie de COVID-19, des millions de professionnels qui ont la chance d’avoir encore un emploi fiable ont été contraints de travailler à domicile à temps plein. Nombre d’entre eux n’ont pas vraiment eu le choix. Un jour, ils travaillaient dans un bureau, et le lendemain, ils sont à la maison pour ce qui semble être une période indéfinie. Ainsi de nombreuses personnes se demandent comment être productif en travaillant à domicile.

Au fil du temps, en développant les bons systèmes et les bonnes habitudes, tout en mettant en œuvre une variété d’outils intelligents dans votre routine quotidienne, il est possible d’être plus efficace, plus heureux et plus productif en travaillant à domicile.

Comment être productif en travaillant à domicile

Pourquoi est-il difficile de rester productif en travaillant à domicile ?

La réponse à cette question dépend naturellement d’une série de facteurs qui varient d’une personne à l’autre, mais il existe des défis, des tendances et des habitudes communs dont nous pouvons tirer beaucoup d’enseignements.

Comme je l’ai déjà mentionné plus haut, l’absence de systèmes, d’habitudes et d’outils adéquats peut vraiment vous mettre en difficulté et vous faire chercher des réponses. Pensez-y comme suit : la routine à laquelle vous vous raccrochiez lorsque vous travailliez dans un bureau n’est plus là pour guider votre journée. Si vous n’avez jamais travaillé à domicile de façon permanente, vous partez essentiellement de zéro, ce qui représente un ajustement important qui mérite une attention particulière et une approche réfléchie.

Outre les changements réels apportés à votre routine lorsque vous travaillez à domicile, vous devez également faire face à des éléments tels que :

• un partenaire ou un colocataire qui peut également travailler à domicile
• Des enfants d’âge scolaire qui ont besoin de votre temps (et de votre aide pour les devoirs)
• des enfants en bas âge qui nécessitent plus de soins
• Des distractions dans la maison (comme Netflix et un réfrigérateur bien rempli).

Tout d’abord, il est important de se rappeler que vous n’êtes pas seul à faire la transition vers le travail à domicile cette année. À la suite de la pandémie de COVID-19, la plupart des pays du monde ont dû relever les mêmes défis pour jongler avec leur vie personnelle, professionnelle et financière. Dans ce contexte, il est temps de se pencher sur cinq des meilleurs moyens de rester productif lorsque l’on travaille à domicile.

Créer un espace de travail dédié

L’un des plus grands défis du travail à domicile est de s’isoler des distractions. C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles il est si important de disposer d’un espace de travail dédié (idéalement, pas seulement le comptoir de la cuisine, la table à manger ou le canapé) pour créer un environnement productif.

Pour commencer, la meilleure option est naturellement de disposer d’un bureau dédié dans votre maison ou votre appartement, mais cela n’est pas possible pour tout le monde. Voici quelques-uns des meilleurs endroits où aménager votre bureau à domicile :

• Bureau (premier choix évident)
• Salon ou salle de séjour (il est vivement conseillé de le réaménager pour créer un coin ouvert)
• Chambre d’amis
• Sous-sol ou grenier

Avec l’une de ces quatre options, l’objectif est de vous isoler du reste de la maison, où les distractions sont plus faciles à trouver. Sans compter que vous disposerez également d’un espace dédié à votre travail, en créant un lieu qui ne sera utilisé que pour le « temps de travail » au cours de la semaine.

Mais tout le monde n’a pas accès à un espace de travail dédié, n’est-ce pas ? C’est particulièrement vrai pour ceux qui ont été contraints de travailler à domicile sans préavis cette année. Mais ne vous inquiétez pas. Vous avez aussi des options. Envisagez d’utiliser des espaces tels que :

• Un bureau spacieux
• Un coin dans votre chambre à coucher
• Une table dans votre salle à manger ou votre cuisine

D’après mon expérience de travail à domicile pendant de nombreuses années, il n’est pas idéal de partager un espace utilisé à d’autres fins, comme une cuisine ou un salon, mais il faut parfois faire avec les options dont on dispose.

Aménager votre espace de travail à domicile

Lorsqu’il s’agit d’aménager votre espace de travail, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, gardez à l’esprit deux choses : augmenter la productivité et minimiser les distractions.

Prenons l’exemple d’une personne qui dispose d’une chambre d’amis qu’elle peut aménager en bureau. Comme il n’y a rien d’autre qui vous gêne (et qu’il n’y a pas beaucoup d’invités qui viennent passer un moment chez vous), vous pouvez installer votre bureau, votre ordinateur et tout ce dont vous avez besoin sans empiéter sur les autres pièces de votre maison ou sur la vie de votre famille.

De plus, comme vous pouvez fermer la porte de votre chambre d’amis pour vous isoler un peu plus du reste de la maison, il est beaucoup plus facile de limiter les distractions. À l’inverse, si vous utilisez un espace commun pour travailler à domicile, comme la table de la salle à manger ou le comptoir de la cuisine, vous devrez redoubler d’efforts pour rester productif et minimiser les distractions.

Voici quelques tactiques que vous pouvez mettre en œuvre pour vous ménager un temps de travail à domicile de qualité :

• Si possible, travaillez à des moments de la journée où les distractions sont réduites au minimum (par exemple, lorsque vos enfants dorment).
• Aménagez votre espace de travail pour éviter les distractions (en plaçant par exemple votre bureau contre un mur pour ne pas voir ce qui se passe autour de vous).
• Partagez votre emploi du temps avec votre famille afin qu’elle sache quand vous êtes le plus occupé, réduisant ainsi le risque d’intrusion.

Une dernière chose à prendre en considération est que les personnes qui travaillent à domicile sont plus susceptibles de se surmener que de se sous-travailler. En d’autres termes, il peut être difficile de fixer des limites claires, de sorte que de nombreux vétérans du travail à domicile se retrouvent à travailler nuit et jour.

Si vous passez trop de temps dans votre espace de travail, prenez le temps de vous libérer l’esprit et d’aller vous promener ou de vous occuper d’autres tâches susceptibles de vous faire oublier le travail. Vous ne voulez pas vous épuiser, et nous avons vraiment appris l’importance de prendre soin de soi cette année.

Éteignez vos distractions personnelles

Selon le récent rapport d’Udemy sur les distractions au travail, 54 % des personnes admettent que les distractions les empêchent d’être aussi performantes qu’elles le devraient lorsqu’elles travaillent.

Lorsqu’on travaille à domicile, il est honnêtement difficile de ne pas tomber dans cette catégorie. Cependant, en disposant d’un espace de travail dédié, vous contribuez à maintenir un environnement propice à la productivité et à l’efficacité tout au long de la journée, que vous ayez créé un blog et que vous travailliez pour vous-même ou que vous occupiez un emploi (désormais) à distance.

Toutefois, même si vous disposez d’un espace de travail dédié et d’un emploi du temps strict, rien ne garantit que vous resterez dans le droit chemin. En fait, si vous n’avez pas la discipline (et les systèmes en place) pour éviter les distractions, celles-ci ne cesseront de vous accabler.

La meilleure chose à faire est d’adopter la même approche de votre travail que dans un bureau traditionnel. Cela ne signifie pas que vous ne serez jamais la proie de distractions, mais le fait de vous mettre dans le bon état d’esprit et d’aménager votre environnement pour renforcer votre productivité représente la moitié de la bataille.

Voici quelques-unes des distractions personnelles les plus courantes lorsque l’on travaille à domicile :

• La technologie (famille et amis qui vous envoient des SMS, vous appellent ou vous envoient des courriels)
• La télévision et la radio
• Votre conjoint, votre colocataire ou vos enfants
• Les visites de personnes que vous connaissez (comme les amis et les voisins).

Au fur et à mesure que vous vous habituez au travail à domicile, ne perdez pas de vue les avantages qui accompagnent ce mode de travail flexible. Si vos enfants ont besoin d’aide pour faire leurs devoirs, trouvez du temps dans votre journée pour les aider. Si vos parents âgés ont besoin que vous leur apportiez des courses deux fois par semaine, prenez le temps d’essayer de l’intégrer dans votre emploi du temps.

Il est tout à fait possible, et même encouragé par la plupart des employeurs, de trouver un juste milieu entre les responsabilités personnelles et professionnelles, pour autant que vous et votre équipe soyez satisfaits de votre niveau de production.

S’appuyer sur la technologie et les outils

Selon votre âge, vous vous souvenez peut-être de l’époque où le courrier électronique, l’internet et les messages textuels régnaient sur tout ce qui nous entoure. À l’époque, la technologie avait une toute autre signification.

Heureusement, cette époque est révolue et nous avons aujourd’hui accès à une technologie incroyablement utile qui nous aide à améliorer la productivité et la communication lorsque nous travaillons à distance.

Pour commencer, voici cinq outils d’amélioration de la productivité que vous devriez utiliser pour mieux communiquer avec vos collègues, vos clients et vos prospects dans notre nouvel univers de travail à domicile :

• Zoom : Avec Zoom, les vidéoconférences, les webconférences et les webinaires n’ont jamais été aussi faciles. Non seulement il est simple à mettre en place, mais il est doté de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour avoir des conversations claires et productives avec n’importe qui, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.
• Loom : En tant que logiciel d’enregistrement d’écran et de vidéo, vous pouvez rapidement créer des vidéos pour assurer une communication plus efficace. Sans parler du fait qu’il impressionnera les membres de votre réseau.
• Slack : Avec Slack, vous n’avez plus à vous soucier de rester en contact avec votre équipe. Vous pouvez envoyer des messages, partager des fichiers, passer des appels vocaux et bien plus encore, directement depuis votre ordinateur.
• Google Drive : Vous ne le considérez peut-être pas comme un outil de communication conventionnel, mais il est essentiel pour de nombreux professionnels du travail à domicile. Avec Drive, vous avez accès aux documents, feuilles et diapositives collaboratifs de Google. Vous pouvez également discuter avec les personnes qui ont accès à vos fichiers.
• Troop Messenger : Cette application est bien plus qu’une simple messagerie instantanée. Vous pouvez également effectuer des appels vidéo, partager votre écran et lancer une discussion de groupe (et bien d’autres choses encore), le tout dans un environnement hautement sécurisé conçu pour fonctionner particulièrement bien pour les entreprises qui ont des besoins accrus en matière de sécurité ou de confidentialité des clients.

Maintenant que vous savez comment communiquer, examinons quelques-uns des outils que vous pouvez utiliser pour gérer vos projets plus efficacement depuis votre domicile :

• Trello : Trello est un outil de gestion de projet flexible et facile à utiliser qui vous permet de tout suivre dans les moindres détails.
• Asana : Asana a été conçu pour résoudre le problème de la gestion du travail, des tâches et des projets pour les équipes distribuées.
• Basecamp : Un des favoris de longue date des professionnels du travail à domicile, Basecamp « met tout ce dont vous avez besoin pour travailler en un seul endroit ».
• Monday : Lorsque votre flux de travail a besoin d’aide, Monday peut venir à votre rescousse. 

Vous pouvez adapter votre flux de travail à vos besoins et à ceux de votre équipe, tout en profitant de l’un des outils d’organisation les plus attrayants sur le plan visuel.

Quel que soit le défi auquel vous êtes confronté en tant que nouveau professionnel du travail à domicile, il existe probablement une technologie ou un outil qui peut vous soulager. Passez un peu de temps à chercher sur Google des outils qui répondront à vos besoins, ou rejoignez des communautés de travail à distance sur Facebook et demandez conseil à ceux qui sont dans le coup depuis plus longtemps.

Bien qu’il existe des centaines d’outils en ligne conçus pour la communication à distance, rien ne remplace la communication en face à face. Ainsi, même si vous travaillez actuellement à domicile, je vous recommande de faire de votre mieux pour rencontrer vos collègues ou vos clients en personne à l’extérieur (à distance, avec un masque et lorsque cela ne présente aucun danger, conformément aux directives locales et du CDC, bien entendu).

Faites des pauses régulières

Il est facile de tomber dans le piège de croire que plus on travaille d’heures par jour ou par semaine, plus on est productif. Cette hypothèse est logique à première vue, mais en creusant un peu, on se rend compte qu’elle va à l’encontre de notre productivité et de notre santé.

Des pauses régulières tout au long de la journée ne sont pas une perte de temps. En fait, lorsqu’elles sont bien intégrées à votre emploi du temps, les pauses rapides devant l’ordinateur (ou à l’extérieur de la maison) sont un excellent moyen d’être productif en travaillant à domicile.

Outre l’augmentation des niveaux de productivité, voici quelques autres avantages liés à des pauses régulières :

• Amélioration du bien-être mental : Le stress est un problème sérieux pour tous les travailleurs, en particulier ceux qui ne prennent pas suffisamment de temps pour s’absenter de leur travail. Même une courte pause, de 30 minutes par exemple, pour déjeuner ou pour faire une petite promenade au soleil, peut recharger votre esprit, améliorer votre bien-être mental et vous aider à être plus performant lorsque vous retournez à votre bureau.
• Il est plus facile d’adopter des habitudes saines pendant la journée de travail : Il n’est pas sain de rester enfermé dans son bureau pendant des heures, sans rien faire d’autre que regarder un écran d’ordinateur. En faisant des pauses régulières, vous avez plus de temps pour adopter des habitudes saines, telles qu’une alimentation équilibrée, de l’exercice, de l’air frais, des contacts avec des amis (même virtuels) et le fait de s’aérer l’esprit.
• La pensée créative : Il n’y a rien de mal à travailler longtemps et dur lorsque vous êtes « dans la zone », mais cela peut avoir un impact sur votre capacité à penser de manière créative à long terme. Lorsque vous êtes plongé dans un seul projet et une seule façon de penser pendant une période prolongée, votre créativité n’a pas le temps de s’exprimer. En revanche, en faisant des pauses régulières, vous vous donnez le temps de développer de nouvelles idées.

Voici une information fascinante à méditer :

Saviez-vous que même une micro-pause de 30 secondes peut augmenter votre productivité de 13 % ? Ou qu’une pause de 15 secondes pour ne pas fixer votre écran d’ordinateur toutes les dix minutes peut réduire votre fatigue de 50 % ?

En d’autres termes, vous n’avez pas besoin de vous éloigner de votre bureau pendant des heures. Même si vous ne disposez que de 15 secondes – ce qui ne devrait pas être trop difficile – vous pouvez prendre une pause qui améliorera considérablement votre productivité, votre santé et votre vivacité d’esprit.

Même si vous comprenez les avantages de faire des pauses régulières, il peut être difficile de les intégrer dans votre journée. C’est particulièrement vrai lorsque la liste des choses à faire est trop longue. Pour y parvenir, il est essentiel d’établir un programme de travail (et de pause) sur votre calendrier et de le respecter.

L’une des approches les plus populaires est la technique Pomodoro. En bref, il s’agit d’une technique qui vous permet de travailler par petites pauses. Voici comment elle fonctionne :

• Réglez une minuterie sur votre ordinateur ou votre smartphone pour 25 minutes.
• Une fois les 25 minutes écoulées, faites une pause de cinq minutes (prenez un en-cas sain, étirez-vous les jambes, reposez vos yeux).
• Effectuez quatre sessions Pomodoro pour un total de 100 minutes de travail et 15 minutes de repos.
• Après la quatrième session, faites une pause plus longue de 30 à 45 minutes pour vous ressourcer.

Il s’agit peut-être d’un changement radical par rapport à vos habitudes, mais la technique Pomodoro vous permet de programmer des pauses dans le but de recharger votre esprit et votre corps.

Suivre un programme

Peu importe que vous appeliez cela un programme, une routine ou autre chose, il est absolument essentiel d’avoir un programme que vous suivez afin d’être productif lorsque vous travaillez à domicile.

Dans un monde parfait, vous seriez en mesure de suivre un programme similaire, jour après jour, ce qui vous permettrait de prendre vos marques. Mais lorsqu’on travaille à domicile, c’est souvent plus facile à dire qu’à faire (en raison des nombreuses distractions qui accompagnent le travail à domicile).

Lorsqu’il s’agit d’organiser votre emploi du temps pour une productivité maximale pendant les heures de travail, commencez par penser à autre chose qu’au temps que vous passez devant l’ordinateur. Vous devez tenir compte de votre routine depuis le moment où vous vous réveillez le matin jusqu’au moment où vous vous couchez sur l’oreiller.

Selon Northwestern Medicine, les personnes qui n’ont pas de routine souffrent souvent des problèmes suivants :

• Mauvais sommeil : Sans routine quotidienne, vous vous réveillerez et vous vous endormirez à des heures différentes chaque jour. Il n’y a pas de mal à le faire de temps en temps, mais une routine de sommeil peut transformer votre vie. Consultez cet article pour avoir une meilleure idée de la quantité de sommeil dont vous avez réellement besoin.
• Le stress : Sans routine, vous ne pouvez pas vous préparer correctement à votre journée. Et lorsque vous ne vous préparez pas, vous ne savez jamais ce qui vous attend. Avec une routine, vous ne vous inquiétez pas constamment de votre emploi du temps et de la façon dont vous parviendrez à tout faire.
• Mauvaises habitudes en matière de santé : Qu’il s’agisse de mal manger ou de négliger l’exercice physique dans votre routine, vivre sans routine peut se traduire par des habitudes de santé assez désastreuses. Plus vous vous engagez dans cette voie, plus l’impact sur votre vie sera important.

Alors que vous travaillez à l’élaboration d’un programme gagnant, gardez les facteurs suivants à l’esprit :

• Votre charge de travail habituelle au cours d’une journée donnée
• Le moment de la journée où vous êtes personnellement le plus productif
• Les habitudes moyennes de votre conjoint et de vos enfants (le cas échéant).

Par exemple, vous êtes peut-être le genre de personne qui aime se lever tôt et se mettre au travail. C’est à ce moment-là que vous êtes le plus productif. Dans ce cas, vous voudrez concentrer le plus de travail possible sur les heures matinales de votre journée, afin de consacrer vos après-midi à des tâches moins intenses sur le plan cognitif (ou à des moments plus propices à la prise en charge de soi).

Inversement, si vous travaillez mieux le soir, vous pouvez laisser la plus grande partie de votre travail jusqu’à ce que vous ayez fini de dîner ou de coucher les enfants.

Voici un exemple de routine matinale qui pourrait convenir à mes collègues lève-tôt :

• 6 h 00 : se réveiller, faire une promenade ou une séance d’entraînement et prendre une douche.
• 7 h 30 : prendre un petit-déjeuner équilibré
• 8h00 : commencer à travailler (en suivant la technique Pomodoro ou une autre routine qui vous convient)
• 12 h 00 : Pause déjeuner (sans doute en préparant ma recette préférée de bol d’açaí végétalien) et promenade en plein air.

Il est évident que les intervalles de temps doivent être modifiés en fonction de votre emploi du temps et de tout engagement particulier que vous avez, mais cela devrait vous donner une idée de la façon d’aborder un début de matinée productif lorsque vous travaillez à la maison.

Informations à retenir : Comment être productif en travaillant à domicile en 2023

Même les personnes qui ont une grande expérience du travail à domicile ont souvent du mal à savoir ce qu’il faut faire pour être productif (et le rester pendant de longues périodes), moi y compris.

Comprenez dès à présent que l’objectif ne doit pas être d’atteindre la perfection et d’être réellement productif à chaque heure de la journée. Ce n’est pas un objectif raisonnable à atteindre (et ce n’est pas non plus humain). Veillez donc à revoir vos attentes à la baisse, surtout si l’on considère le poids de tout ce qui se passe dans le monde (et dans votre monde aussi).

Heureusement, en suivant ces meilleures pratiques, vous vous doterez des outils et systèmes fondamentaux dont vous avez besoin pour rester productif et efficace lorsque vous travaillez à domicile. Et si vous cherchez d’autres moyens d’améliorer la productivité de votre travail à domicile, jetez un coup d’œil à ces conseils supplémentaires dès aujourd’hui.

Heureusement, comme les vaccins continuent d’être distribués, il arrivera un jour où la pandémie de COVID-19 sera définitivement derrière nous. À ce moment-là, de nombreuses personnes retourneront à leur bureau et ne travailleront plus jamais à domicile.

D’autres, en revanche, découvriront que leur entreprise est enfin acquise aux avantages du travail à distance pour tous. Si vous faites partie de ce groupe, vous pourrez peut-être vous appuyer sur ces conseils de productivité (et les développer) pendant de nombreuses années.