Le maintien de relations solides avec les clients est plus important que jamais dans l’environnement commercial actuel, qui évolue rapidement. Une méthode efficace consiste à utiliser un outil tel qu’un logiciel de gestion des contacts. Même si un système de gestion des contacts sert uniquement à stocker des informations sur les clients, il constitue le noyau de base de nombreux systèmes tels que les CRM (Costumer Relationship Management), qui étendent les systèmes de gestion des contacts à d’autres fonctions commerciales telles que le suivi des ventes, les rapports, la gestion du pipeline, l’automatisation des courriels et le suivi de l’activité.
Le logiciel de gestion des contacts ou contact management system (CMS) en lui-même doit être un système robuste doté d’outils pertinents pour aider les entreprises à gérer leurs contacts, car il s’agit d’un système fondamental sur lequel sont construites de nombreuses autres applications commerciales.
1. Organisation des données
Un système de gestion des contacts vous offre des outils pertinents pour construire des données organisées sur les contacts qui fournissent des informations vitales pour prendre des décisions éclairées. Le nombre de points de données peut varier de 10 champs obligatoires à 50 champs facultatifs qui concernent spécifiquement votre contact et qui ont le plus de sens pour votre entreprise.
Un système de gestion des contacts offre également la possibilité d’ajouter des notes et de définir des rappels.
2. Efficacité
La disponibilité des données appropriées pour les bonnes personnes au bon moment. Plus vous disposez de données sur vos contacts, plus vous pouvez les comprendre. Elles permettent de mieux connaître les clients, leurs points faibles, leurs centres d’intérêt, leurs habitudes d’achat, etc. Forte de ces informations, l’équipe de vente et d’assistance peut être plus efficace.
3. Qualité des données
En général, la qualité des données mesure l’état des données, en s’appuyant sur des facteurs tels que leur utilité pour un objectif spécifique, leur exhaustivité, leur exactitude, leur actualité, leur cohérence, leur validité et leur caractère unique. En soi, si un logiciel de gestion des contacts est bien mis en œuvre et bien géré, il peut garantir que la qualité des données relatives aux contacts fournit des informations plus exploitables.
4. Collaboration
En évitant le cloisonnement des informations au sein de l’organisation, un système de gestion des contacts peut garantir que tous les systèmes des différents départements sont cohérents dans l’utilisation et la mise à jour des informations.
5. Segmentation
Le logiciel de gestion des contacts permet de segmenter les données pour les vendeurs. Les données démographiques, lorsqu’elles sont disponibles, sont utilisées efficacement par l’équipe marketing. L’équipe de vente n’a pas à se préoccuper de la segmentation des clients, le système s’en charge.
6. Aucune formation nécessaire
Le système de gestion des contacts a évolué à un point tel qu’il a envahi nos vies à travers de nombreuses interactions technologiques, c’est devenu une seconde nature pour nous d’interagir avec le système de gestion des contacts. Il est intuitif et simple, et ne nécessite pratiquement aucune formation.
7. Améliorer le service à la clientèle
Un bon système de gestion des contacts permet d’améliorer le service à la clientèle. En suivant l’historique des contacts d’un client donné, qui a appelé et quels ont été les résultats des interactions précédentes, la demande actuelle est traitée efficacement. L’apprentissage est tout à fait révélateur et est partagé avec tout le monde au sein de l’organisation.
8. Plus de contrôle pour la direction
La mise à jour périodique des informations permet à la direction d’exercer un meilleur contrôle. Cela signifie qu’une erreur est détectée au moment où elle se produit.
Exigences minimales d’un système de gestion des contacts
- Importation et exportation de contacts
- Segmentation
- Champs flexibles et personnalisables
- Capture de contacts à partir de formulaires et d’autres sources
- Synchronisation avec d’autres systèmes
- Outils pour améliorer la qualité des données
- Reporting
Comment choisir un système de gestion des contacts ?
Essai gratuit
Un essai gratuit permet de vérifier l’applicabilité du système à votre entreprise. Mais vous devez déterminer quelles nouvelles fonctionnalités seront disponibles dans la version complète, car de nombreux fournisseurs de systèmes de gestion des contacts proposent des fonctionnalités avancées dans la version complète.
Bonnes critiques en ligne
Un bon commentaire en ligne qui parle gentiment du système de gestion des contacts contribue grandement à établir sa crédibilité.
Une méthode pour établir la crédibilité d’un produit consiste à trouver les badges qu’il a reçus, attribués par les principaux évaluateurs de logiciels tels que Software Advice, GetApp, Capterra, PC Mag, etc. Ces badges permettent de localiser une aiguille dans une botte de foin.
Un autre point que nous devons examiner est celui où les chiffres sont mentionnés. Si nous ne parlons pas de métriques, nous ne parlons pas d’éléments spécifiques. Sinon, c’est comme si on vous bandait les yeux et qu’on vous demandait de trouver votre propre chemin. Plus de 55 % des petites entreprises (de moins de 10 personnes) veulent tâter le terrain en adoptant un système de gestion des contacts avant de se lancer dans un CRM.
Une assistance rapide et réactive
Un bogue ou un défaut dans votre système ne le rend pas inutilisable. Mais la rapidité et la réactivité avec lesquelles vous le corrigez contribuent à renforcer votre image.
Avantages concrets de l’utilisation d’un logiciel de gestion des contacts
- Avec un système de gestion des contacts, la communication avec le client, le prospect ou le fournisseur est plus personnalisée.
- Le système de gestion des contacts est économique et est adopté par toutes les petites entreprises et les start-ups.
- Le système de gestion des contacts étant une solution basée sur le cloud, les données sont accessibles partout et à tout moment.
- Il élimine les erreurs lorsqu’il est intégré à d’autres outils de gestion de la productivité.
- Les données sont précises, actualisées et complètes.
- La gestion des contacts n’est pas un système limité à la gestion des clients, mais s’étend au-delà du marketing.
- Il offre des avantages tels que d’excellents taux de conversion des prospects, l’attraction des meilleurs talents, le ciblage des blogs sur les opportunités et l’optimisation des décisions relatives à la chaîne d’approvisionnement.
En résumé, le système de gestion des contacts prend les mesures qu’une organisation devrait prendre avant d’adopter un système de gestion de la relation client (CRM).
Conclusion
Mieux vaut quelque chose que rien. Cependant, si vous ne vous équipez pas des armes et de l’armure appropriées, ne vous aventurez pas sur le champ de bataille. Il en va de même pour un bon système de gestion des contacts. Assurez-vous qu’il est adapté à votre entreprise et qu’il possède les fonctionnalités dont vous avez besoin.
