Comment créer un plan de communication projet ?

comment créer un plan de communication projet
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Sans un processus de communication structuré, les équipes de projet peuvent gaspiller des ressources et un temps précieux au cours du cycle de vie du projet, tout en produisant des résultats médiocres. L’importance d’une communication efficace est particulièrement évidente dans les équipes distribuées et hybrides, car les différents talents cherchent à contribuer aux efforts communs de manière spécifique.

En tant que chef de projet, si vous voulez minimiser les échecs, vous avez besoin d’un plan de communication. Ce document permet de s’assurer que les parties prenantes connaissent les méthodes de communication appropriées pour partager l’information.

Dans ce guide, nous verrons ce qu’est un plan de communication, pourquoi il est important pour une gestion de projet réussie et ce que vous devez prendre en compte lorsque vous créez votre propre plan.

Qu’est-ce qu’un plan de communication projet et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un plan de communication projet est un document structuré qui décrit les besoins de communication d’une équipe dans le cadre d’un projet. Il indique quelles sont les parties prenantes qui ont besoin de savoir quoi, comment elles préfèrent être contactées et à quelle fréquence les informations doivent être partagées avec les différents membres de l’équipe.

Un bon plan est extrêmement important pour la réussite d’un projet. En fait, la majeure partie du travail du gestionnaire de projet consiste à assurer la communication entre les parties prenantes du projet. Un plan de qualité garantit que les idées, les mises à jour et les problèmes parviennent aux bonnes personnes afin qu’ils puissent être évalués, mis en œuvre ou résolus.

Bénéfices d’un plan de communication projet

Un bon plan de communication présente de nombreux avantages. Voici quelques exemples de la manière dont votre projet peut bénéficier de l’existence d’un plan de communication :

  • Éviter la confusion et les retards : Une structure de communication peu structurée peut semer la confusion au sein d’une équipe de projet et réduire la productivité. Votre plan garantit que les informations arrivent là où elles doivent aller.
  • Tenir compte des préférences des parties prenantes en matière de communication : Votre plan de communication définit les objectifs du projet vis-à-vis du client et garantit que tout ce que fait l’équipe du projet concourt à la réalisation de ces objectifs.
  • Clarifier les attentes en matière de communication pour toutes les parties concernées : Votre plan permet de s’assurer que toutes les parties prenantes savent à qui s’adresser en cas de problème.
  • Gérer les obstacles au projet de manière proactive : Votre plan donnera à votre équipe des instructions détaillées sur les personnes à contacter en cas d’urgence ou de problème.

Comment créer un plan de communication projet en 6 étapes simples

Maintenant que vous savez ce qu’est un plan de communication solide, nous allons voir comment en créer un et le mettre en œuvre. L’une de vos principales préoccupations doit être la clarté lorsque vous créez un plan. Tous les membres de votre équipe doivent pouvoir le lire et le comprendre facilement. Un bon modèle peut vous aider à créer un plan clair et concis.

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Les sections suivantes présentent les éléments d’un bon plan de communication en matière de gestion de projet. N’oubliez pas qu’il n’existe pas de méthode unique pour organiser ce plan. Ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. Toutefois, tant que vous disposez d’un système quelconque, vous augmentez considérablement l’efficacité de votre équipe.

1. Définissez vos objectifs de communication

Avant de commencer à réfléchir à la manière de structurer la communication au sein de votre projet, vous devez en connaître l’objectif. Savoir ce que vous avez à gagner d’un plan de communication donnera à votre plan une direction à suivre.

La communication doit, d’une manière ou d’une autre, vous rapprocher de vos objectifs. Quels problèmes votre plan de communication vise-t-il à résoudre ? Voici une liste d’objectifs communs :

  • Informer les parties prenantes des besoins du projet, notamment en ce qui concerne le budget, l’inventaire et les délais.
  • Disposer d’un processus clair pour la prise de décision, le traitement des obstacles et le respect des délais.
  • Donner aux membres de l’équipe et aux clients la possibilité de faire des commentaires utiles et de partager des idées.
  • Disposer d’un processus structuré pour présenter les produits livrables aux clients pour approbation
  • Limiter les plateformes de communication en fonction des préférences

2. Dressez une liste de toutes les parties prenantes et de leurs préférences en matière de communication

C’est ici que vous décidez qui a besoin de quelle information. Tous les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’être impliqués dans chaque décision. Le fait de déverser trop d’informations sur tout le monde pourrait nuire à la capacité des membres de l’équipe à accomplir leur travail. Par exemple, il n’y a aucune raison d’impliquer une personne qui teste des produits dans une décision concernant les salaires.

Il est également important de préciser quand certaines parties prenantes doivent être informées. Votre client peut préférer recevoir des mises à jour après l’achèvement de certains produits livrables, tels que des conceptions, des ébauches ou des prototypes.

Il existe également différents moyens de partager l’information. Certains détails peuvent être communiqués par courrier électronique, tandis que des questions plus complexes peuvent nécessiter des réunions d’équipe. Tenez également compte des préférences de vos partenaires en matière de canaux de communication. Un membre de l’équipe qui s’occupe de la conception graphique préférera peut-être être contacté par courrier électronique, tandis que celui qui s’occupe du marketing préférera peut-être un appel téléphonique.

3. Décrivez les différents types de communication auxquels vos parties prenantes auront recours

Organisez les différentes façons de communiquer avec toutes les personnes impliquées dans votre projet. Il peut s’agir de réunions hebdomadaires de contrôle ou de réunions d’étape. Indiquez les sujets qui doivent être abordés pour tous les styles de communication.

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Voici à quoi pourrait ressembler une partie de votre plan pour certaines de vos communications :

  • Rapports hebdomadaires sur l’état d’avancement du projet : Réunion en personne le lundi pour discuter des progrès, des points d’achoppement et des solutions.  
  • Préoccupations budgétaires
  • Ce qui est terminé et ce qui est en cours de développement
  • Délais et approbations des produits livrables
  • Q&A
  • Mises à jour hebdomadaires de l’état d’avancement du projet par courrier électronique : Rapport envoyé le mercredi avec des mises à jour du calendrier
  • Produits livrables terminés
  • Modifications du calendrier
  • Priorités actuelles
  • Prochaines étapes
  • Notes de réunion
  • Mises à jour quotidiennes du tableau de bord du projet : Liste des changements ou des questions urgentes de la journée
  • Priorité du jour
  • Échéances urgentes
  • Changements dans le projet
  • Mises à jour de l’état d’avancement

Votre plan final peut également contenir d’autres types de communications. Votre équipe peut utiliser des outils comme Slack pour s’envoyer des messages directs ou des outils de collaboration comme Google Docs pour partager des idées. Parfois, les travailleurs peuvent avoir besoin de communiquer en temps réel.

4. Prévoir des aménagements pour les membres de l’équipe travaillant à distance

Si votre équipe est répartie, certains de ses membres peuvent travailler à distance. Vous devrez prévoir des aménagements spéciaux pour qu’ils puissent collaborer avec le reste de l’équipe et participer aux discussions. S’ils sont trop éloignés, ils ne pourront pas assister aux réunions en personne et devront peut-être téléphoner en utilisant un outil de communication tel que Zoom. Soyez prêt.

Il peut arriver que des membres de votre équipe se trouvent dans un autre pays. Ils vivent probablement dans des fuseaux horaires différents. Essayez de programmer les réunions au moment qui leur convient le mieux. Par exemple, une réunion à 16 heures à New York sera une réunion à minuit pour un travailleur à Moscou. Dans ce cas, il est préférable de programmer la réunion beaucoup plus tôt.

5. Décidez comment traiter les informations sensibles

Certains projets peuvent nécessiter que vous gardiez la trace d’informations sensibles qui ne doivent pas être partagées avec l’ensemble de l’équipe. Par exemple, vous pouvez être le chef de projet d’une équipe de développement qui conçoit un nouveau logiciel susceptible d’accroître considérablement la part de marché d’une entreprise. Vous devez prendre toutes les précautions nécessaires pour que les détails de votre projet ne soient pas divulgués.

Dressez une liste de ce qui constitue des informations sensibles et indiquez tous les travailleurs qui sont autorisés à recevoir des mises à jour à ce sujet. Cette liste peut varier en fonction du type d’informations sensibles dont il s’agit. Établissez ensuite un plan sur la manière dont ces informations doivent être partagées entre les membres autorisés de l’équipe afin de garantir la confidentialité.

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Voici une façon de documenter un plan de communication concernant un projet de logiciel sensible.

Projet X (personnel autorisé) :

  • Paul Y.
  • David S.
  • Julie W.

Les mises à jour de développement sont hautement confidentielles et ne doivent être partagées que par Gmail. Les courriels doivent être envoyés en mode confidentiel, avec un code d’accès et une date d’expiration.

D’autres types d’informations sensibles peuvent nécessiter une escalade pour les transmettre aux bonnes personnes. Voici quelques exemples d’informations confidentielles :

  • Informations financières
  • licenciements au sein de l’entreprise
  • Informations médicales
  • Dossiers personnels

6. Choisissez une plateforme et partagez votre plan avec vos parties prenantes

Une fois que vous avez rassemblé toutes vos informations, vous pouvez choisir la manière dont vous souhaitez les partager. Vous pouvez en faire une feuille de calcul à l’aide d’un programme comme Microsoft Excel et l’envoyer par courriel, l’organiser à l’aide de Google Sheets et envoyer un lien à tout le monde, ou la rédiger dans un document Microsoft Word. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet comme Asana ou Trello, vous pouvez vous en servir pour partager votre plan. Certains sites proposent des modèles utiles pour élaborer des plans de communication.

La manière dont vous organisez votre plan de communication vous appartient. L’important est de le partager avec toutes les parties prenantes afin qu’il n’y ait pas de confusion au sujet de la communication à l’avenir. Vous pouvez même ajouter un endroit où ils peuvent signer, afin de vous assurer qu’ils l’ont lu et compris.

Communiquer et collaborer avec les meilleurs dans leur domaine

Une communication solide est l’épine dorsale de la gestion de projet. Les membres de l’équipe doivent savoir comment partager les informations entre eux et avec les clients afin d’atteindre efficacement les objectifs du projet.

En élaborant un plan de communication efficace pour votre projet, vous pouvez maximiser la productivité de votre équipe. La qualité de la communication est un facteur important pour prédire la qualité des résultats de votre projet.

FAQ sur le plan de communication projet

Quelles sont les différentes formes d’un plan de communication pour un projet ?

Un plan de communication pour un projet peut se présenter sous plusieurs formes. Il peut s’agir d’un document détaillé qui décrit toutes les stratégies et les outils qui seront utilisés pour communiquer avec les parties prenantes et le public. Il peut inclure des informations sur la fréquence et le type de messages à envoyer, le canal de diffusion et la manière dont les messages seront diffusés. Il peut également couvrir des sujets tels que les objectifs et les attentes des parties prenantes et le public, les canaux de communication qui conviennent le mieux, les outils et les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs et les moyens de mesurer l’efficacité de la communication.

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